Transformación digital de expedientes. El caso de la Universidad Nacional de Rafaela

Abstract

El presente trabajo tiene como objetivo analizar la implementación del sistema de expedientes electrónicos denominado Sistema Único Documental (SUDOCU), en la Universidad Nacional de Rafaela (UNRaf), evaluando sus contribuciones a la gobernanza y a la administración universitaria. La problemática central identificada radica en las ineficiencias y riesgos asociados al uso de expedientes físicos. Con la creciente demanda de servicios públicos más ágiles y transparentes, la digitalización de procesos administrativos se presenta como una solución clave para mejorar la eficiencia operativa y el acceso a la información en tiempo real. La estrategia metodológica adoptada para este estudio fue de enfoque cualitativo y exploratorio, basada en un estudio de caso de la UNRaf durante el proceso de post-pandemia. El análisis incluyó entrevistas a actores clave (personal administrativo, técnico, de otras universidades, del CIN-SIU y autoridades universitarias) y la revisión de documentos institucionales, normativas nacionales y literatura académica. Se realizaron encuestas a 72 personas en la Universidad para identificar la percepción del personal sobre la digitalización y evaluar su disposición al cambio. Las fuentes de información utilizadas incluyen informes institucionales del Sistema Universitario Argentino (SUA) y del Sistema de Información Universitaria (SIU), normativas nacionales sobre gobierno electrónico, y documentación técnica sobre la implementación de SUDOCU. Entre los principales resultados alcanzados, se destaca que la implementación de SUDOCU ha mejorado significativamente la eficiencia administrativa y la transparencia en la gestión documental. Sin embargo, se identificaron dificultades esperables, como la resistencia al cambio, la necesidad de capacitación intensiva, los problemas técnicos relacionados con la infraestructura y los desafíos en la adaptación de procesos internos. A pesar de estos retos, el sistema permite un acceso más ágil a los documentos, mejorando la trazabilidad y la toma de decisiones informadas en UNRaf. El análisis evidencia que SUDOCU es una herramienta eficaz para la digitalización en universidades nacionales, pero su éxito a largo plazo dependerá de la superación de los desafíos identificados mediante una planificación estratégica adecuada.